Multas de hasta 50.000 €, cuándo entra en vigor Verifactu y cómo reducir el riesgo sin pararte

La cifra impone, las sanciones por usar un programa de facturación que no cumpla con Verifactu pueden llegar a 50.000 euros. Y el problema no suele ser “la factura”, suele ser el sistema, si permite borrar, reescribir o trabajar sin rastro.

La duda más repetida es clara, cuando entra en vigor Verifactu, y la segunda es todavía más práctica, qué revisar hoy para llegar a 2027 sin frenar ventas. La clave es ordenar software y datos, no montar un proyecto eterno.

QUÉ ES VERIFACTU, EXPLICADO SIN TECNICISMOS

Verifactu es el estándar que obliga a que el sistema de facturación deje un histórico fiable. No va de “enviar un PDF”, va de cómo se genera, se registra y se corrige una factura. Si hay errores, se corrige con rectificativa, no borrando la original.

CUÁNDO ENTRA EN VIGOR, LAS DOS FECHAS QUE TE INTERESAN

Tras la última prórroga, el calendario se concentra en 2027 y se divide por perfil fiscal. Como referencia rápida:

• 1 de enero de 2027: empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027: resto de obligados, donde entra la mayoría de autónomos y profesionales en IRPF.

Aunque el hito sea 2027, no conviene apurar. La adaptación real suele llevar tiempo por tres motivos, actualización del software, migración de datos y formación, aunque facture una sola persona.

MULTAS DE HASTA 50.000 €, QUÉ SE SANCIONA Y DÓNDE SE METE LA PATA

La sanción más citada es la de 50.000 euros asociada al uso o tenencia de sistemas que no cumplan. También hay sanciones para fabricantes y distribuidores, con importes mayores. En el día a día, el riesgo para el pequeño negocio suele venir por seguir con un programa antiguo, con parches, o con funciones de borrado.

Los fallos típicos en pymes y autónomos:

• Dar por hecho que un sistema en la nube ya cumple, sin pedir evidencias al proveedor.
• Mantener un “plan B” manual, Excel, Word o plantillas sueltas, cuando hay prisas.
• Migrar tarde, con clientes duplicados y series sin criterio.
• Corregir editando y reenviando, en lugar de rectificar con método.

EXCEPCIONES Y CASOS QUE GENERAN CONFUSIÓN

Hay situaciones especiales que conviene tener en el radar, sobre todo si ya estás en sistemas de reporte o en territorios con obligaciones propias.

• Empresas obligadas al SII de IVA.
• Territorios forales con sistemas como TicketBAI o Batuz.
• Negocios con requisitos B2B adicionales, por ejemplo, portales de proveedores y referencias internas.

QUÉ CAMBIA EN EL DÍA A DÍA, LO QUE VAS A NOTAR AL FACTURAR

La mayoría de negocios lo notará en tres momentos, al emitir, al corregir y al archivar. Lo importante es que el programa deje trazabilidad de lo que ocurre con cada factura, desde que se crea hasta que se rectifica.

En la práctica, lo que se suele traducir en:

• Registros que no se pueden borrar sin dejar rastro, el sistema conserva el histórico.
• Identificadores y elementos verificables en la factura, como el código QR, según el diseño del sistema.
• Más disciplina con series, numeración y fechas, porque el registro tiene que ser consistente.
• Rectificaciones más ordenadas, se corrige con rectificativa y referencia, no reescribiendo.
• Mejor archivo y seguimiento, porque el programa debe conservar información de eventos y cambios.

Si usas TPV o caja registradora

El TPV suele ser el punto débil, porque en muchos comercios es “lo de siempre” y nadie lo toca hasta que falla. Revisa si tu proveedor ofrece actualización compatible, si registra eventos y si el cierre diario queda respaldado. Si el TPV no se adapta, el resto de la contabilidad se queda coja.

Si facturas en la nube

Suele ser más fácil, pero no automático. Asegúrate de que el proveedor te comunica cambios, te da documentación y te marca una fecha de activación. Y, sobre todo, evita trabajar con dos sistemas a la vez, uno “nuevo” y otro “de emergencia”, porque ahí nacen incoherencias.

CÓMO REDUCIR EL RIESGO SIN PARARTE, HOJA DE RUTA EN 4 PASOS

Para llegar bien, divide el trabajo en pasos cortos. Lo importante es que el error no pueda ocurrir, no que alguien se acuerde siempre.

1) Auditoría rápida del software

Identifica con qué facturas de verdad, programa, TPV y cualquier herramienta secundaria. Luego haz estas preguntas al proveedor:

• ¿Hay documentación de cumplimiento y plan de actualización?
• ¿El sistema impide borrar registros sin dejar rastro?
• ¿Gestiona rectificativas sin reescribir el histórico?

2) Limpieza de datos antes de migrar

La migración copia lo bueno y lo malo. Si limpias antes, evitas duplicados, incidencias y rectificativas en cadena.

• Una ficha única por cliente, con NIF y razón social verificados.
• Catálogo de productos o servicios con nombres estables.
• Permisos claros si factura más de una persona.

3) Series y numeración, regla simple

Define un criterio corto y mantenlo. En muchos negocios basta con una serie para ordinarias y otra para rectificativas. Evita pruebas en series reales.

4) Procedimiento de rectificativas

Deja escrito un método mínimo. Original siempre se conserva, rectificativa referencia a la original, motivo en una frase, archivo vinculado.

CHECKLIST PARA HOY, 13 PUNTOS PARA LLEGAR A 2027 SIN SUSTOS

Revísalo antes de cerrar el mes, te evita la mayoría de problemas de última hora.

1. Sé si mi hito es enero de 2027 o julio de 2027 según mi perfil.
2. Tengo listado mi programa, mi TPV y mi “plan B”.
3. He pedido al proveedor documentación de cumplimiento y plan de actualización.
4. No uso Excel o Word como sistema habitual de emisión.
5. He eliminado duplicados de clientes, una ficha por NIF.
6. Mis 10 clientes principales están verificados, datos fiscales y canal de envío.
7. Mi catálogo de servicios tiene nombres estables y tipos impositivos correctos.
8. Tengo regla de series escrita y numeración correlativa.
9. No hago pruebas en series reales.
10. Sé emitir una rectificativa sin editar la original.
11. El archivo es localizable, cliente, año, serie y número.
12. Hay permisos definidos si factura más de una persona.
13. Tengo una fecha de revisión mensual hasta quedar adaptado.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuándo entra en vigor Verifactu si soy autónomo?

Como referencia general, la fecha para la mayoría de autónomos se sitúa en el 1 de julio de 2027. El calendario distingue entre sociedades, con 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, con el hito de julio. Si tienes particularidades fiscales o estás en territorio foral, confirma el encaje con tu asesor.

¿Me sirve seguir con Excel si luego imprimo la factura?

El foco está en el sistema, no en el formato final. Excel o Word no garantizan registro, trazabilidad e inalterabilidad por sí solos. Si se usan como herramienta principal, el riesgo es que no exista un histórico fiable y que los cambios no queden registrados. Lo prudente es emitir desde un software que cumpla y conservar el rastro.

¿Qué debo pedir a mi proveedor de software para quedarme tranquilo?

Pide un documento de cumplimiento o declaración equivalente y un plan de adaptación con fechas. Pregunta si el sistema impide borrados sin rastro, si gestiona rectificativas correctamente y si registra eventos. Si no te lo pueden explicar de forma clara, conviene buscar alternativas con tiempo, porque el cuello de botella suele ser la implantación.

¿Cómo reduzco el riesgo sin gastarme una fortuna?

Empieza por el orden, clientes sin duplicados, series coherentes, plantillas con campos obligatorios y un método de rectificativas. Después, asegúrate de que tu software está actualizado y respaldado por un proveedor que responda. El coste más alto suele ser el tiempo perdido en incidencias y cierres, no la herramienta.

EN RESUMEN

Verifactu es un cambio de método. El calendario apunta a 2027, pero el trabajo que evita multas es más básico, software verificable, datos limpios, series coherentes y rectificativas con procedimiento. Si lo divides en pasos cortos, puedes adaptarte sin parar tu negocio.